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Papierlos arbeiten: modern, effizient, sparsam & umweltfreundlich
Traditionelle papierbasierte Prozesse verursachen ineffiziente Arbeitsabläufe, hohe Kosten und belasten die Umwelt. Das Büro ohne Papier ist anders: modern, flexibel, nachhaltig. Ein papierloses Büro bietet dank passender Software viele Vorteile: Es steigert die Effizienz, erhöht die Kostenersparnis und verbessert die Datensicherheit. Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen modernisieren Unternehmen ihre Arbeitsplätze, gestalten diese nachhaltiger und profitieren von der Flexibilität und Umweltfreundlichkeit digitaler Workflows. Machen Sie sich jetzt bereit für Ihr digitales Büro und sichern Sie mit paperless solutions langfristig Ihre wirtschaftliche Zukunft.
Office-Digitalisierung mit paperless solutions als Partner
Erfahrung
Langjährige Expertise in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Individuelle Lösungen
Maßgeschneiderte Digitalisierungslösungen für unterschiedliche Branchen.
Technologiekompetenz
Einsatz modernster Technologien und Tools.
Sicherheit
Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards für sensible Daten.
Nachhaltigkeit
Förderung umweltfreundlicher Geschäftspraktiken durch Reduktion von Papierverbrauch.
Support
Kontinuierliche Unterstützung und Beratung während des gesamten Digitalisierungsprozesses.
Skalierbarkeit
Lösungen, die mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren können.
Compliance
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Standards im Bereich der Digitalisierung.
So gelingt der Umstieg auf das papierlose Büro
Bestandsaufnahme
Halten Sie zunächst den Ist-Zustand Ihres Unternehmens fest und prüfen Sie für jede Abteilung, wie viel Arbeit auf Papier erledigt wird bzw. erledigt werden muss. Stellen Sie darüber hinaus den jeweiligen Digitalisierungsbedarf fest, indem Sie unter anderem folgende Fragen beantworten:
- Welche Arbeitsschritte laufen bereits digital ab?
- Welche Prozesse nehmen unverhältnismäßig viel Zeit ein?
- Welche Unternehmensprozesse sind fehleranfällig?
- Welche Arbeitsschritte wiederholen sich?
- Wie viel Post erhalten Sie durchschnittlich pro Tag?
- Wie häufig verschicken Sie täglich Post?
- Wie hoch ist Ihr täglicher Papierverbrauch?
Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele (Soll-Zustand) präzise zu definieren. „Präzise“ bedeutet in diesem Fall eine Quantifizierbarkeit Ihrer Ziele. Statt „effizientere Unternehmensprozesse“ kann dies beispielsweise eine „Effizienzsteigerung um 25 % innerhalb der ersten 3 Monate nach Einführung des papierlosen Büros“ sein.
Digitalisierungsgrad schaffen
Damit Sie ein digitales Büro in Ihrem Unternehmen einführen können, benötigen Sie einen gewissen Digitalisierungsgrad. Papiere digitalisieren stellt dabei nur einen von vielen Schritten dar. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter einen digitalen Arbeitsplatz mit entsprechender Hard- und Software zur Verfügung hat. Ein zentraler Baustein der Digitalisierung Ihrer Unternehmensorganisation ist die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Ebenfalls entscheidend ist die Frage, ob Sie auf eine cloudbasierte Lösung oder auf einen eigenen Server (On-premises) setzen.
Festlegen einer Ordnerstruktur
Die Planung und Hinterlegung einer Ordnerstruktur spielt für den Erfolg des papierlosen Büros eine zentrale Rolle. Das Strukturieren sollte dabei so umfangreich und präzise wie möglich ausfallen, da sie in Kombination mit Ihrem Dokumentenmanagementsystem zur zentralen Drehscheibe für den Zugang zu Unternehmensdokumenten wird.
Tipp: Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Planung der Ordnerstruktur ein. Sie wissen oftmals am besten, welche Ordner vorhanden sein müssen.
Dokumentenmanagement- & ECM-System einführen
Nachdem Sie eine geeignete Ordnerstruktur entworfen haben und Ihren Mitarbeiter einen digitalen Arbeitsplatz ermöglicht haben, ist es Zeit für die Integration Ihres Enterprise Content Management Systems (ECM). Das ECM-System ermöglicht Schnittstellen für verschiedenste Tools und Systeme (inklusive DMS) und bringt diese durch ganzheitliches Workflow-Management in ein optimales Zusammenspiel. Insgesamt ermöglicht Ihnen das ECM als zentraler Zugriffspunkt ein einheitliches und automatisiertes Dokumentenmanagement für Ihr papierfreies Büro.
Wir beraten Sie gerne über die individuellen Möglichkeiten
Lassen Sie uns Ihr vertrauensvoller Partner bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente sein! Zusammen verwirklichen wir Ihr Projekt mit Leidenschaft und Professionalität.
FAQ
Was ist Software für ein papierloses Büro?
Software für ein papierloses Büro ermöglicht die digitale Verwaltung, Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten, wodurch physische Papierdokumente überflüssig werden. Sie umfasst Tools wie Dokumentenmanagement-Systeme, digitale Signaturen und Workflow-Automatisierung, um die Effizienz und Nachhaltigkeit im Büro zu steigern. Ein papierloses Büro, auch als digitales Büro oder paperless Office bezeichnet, nutzt digitale Lösungen wie Cloud-Lösungen und automatisierte Workflows, um Dokumente effizient, sicher und kostensparend zu verwalten und so den Papierverbrauch zu reduzieren. Die Digitalisierung und Integration von Arbeitsprozessen ermöglicht eine flexible, moderne und nachhaltige Arbeitsplatzorganisation, die die Effizienz und Sicherheit der Arbeitsabläufe optimiert.
Welche Software für papierloses Büro?
Eine empfehlenswerte Software für ein papierloses Büro sollte Funktionen zur digitalen Dokumentenverwaltung, Kollaboration und sicheren Speicherung bieten, um den digitalen Workflow zu optimieren und zu vereinfachen. Solche Lösungen tragen zur modernen, nachhaltigen und flexiblen Arbeitsweise bei, indem sie die Digitalisierung, Automatisierung und Integration von Büroprozessen ermöglichen.
Wie digitalisiere ich mein Büro?
Um Ihr Büro zu digitalisieren und papierlos zu arbeiten, können Sie durch den Einsatz moderner Software und Cloud-Dienste ein papierfreies Büro schaffen, digitale Workflows integrieren und automatisieren, um die Effizienz zu optimieren und die Nachhaltigkeit zu fördern. Diese Maßnahmen bieten Vorteile wie Flexibilität, Sicherheit und eine vereinfachte Verwaltung, während sie gleichzeitig zur digitalen Transformation beitragen.
Wie spart man Papier im Büro?
Ein digitales und papierloses Büro entsteht durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Implementierung eines digitalen Workflows mittels Software, die den Einsatz von Papier überflüssig macht und so ein papierfreies Büro schafft. Diese moderne und nachhaltige Digitalisierung im Büro ohne Papier ermöglicht flexible Arbeitsprozesse und erhöht die Sicherheit und Effizienz durch die digitale Transformation des Büros.