Digitale Personalakte

Software für die digitale Personalakte

Bringen Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voran! Digitalisieren Sie Ihre Personalakten und sorgen Sie für mehr Transparenz und Effizienz in Ihrer Buchhaltung. So haben Sie in jedem Meeting ohne Vorlaufzeit direkt alles Wichtige im Blick.

  • Rechtlich einwandfrei
  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Automatisierte Berücksichtigung gesetzlicher Löschfristen 
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Unsere Kunden 

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Digitale Personalakte von paperless solutions

Ihre Software-Vorteile für digitales HR-Management

Effizienz und Kosteneinsparungen

Die digitale Mitarbeiterakte macht die zeitaufwändige Suche nach Dokumenten überflüssig. So können Sie Informationen schnell finden und bearbeiten und durch automatisierte Prozesse die manuelle Arbeitslast minimieren. Sie bietet insbesondere kleinen Unternehmen Flexibilität, indem sie Kosten und Verwaltungsaufwand minimiert.

Sicherheit und Compliance

Die digitale Personalakte online bietet umfassende Sicherheitsfunktionen. Der Zugang kann präzise geregelt werden, regelmäßige Backups schützen vor Datenverlust. Außerdem ist die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Datenschutzbestimmungen sichergestellt.

Nachhaltigkeit

Durch den reduzierten Papierverbrauch trägt die digitale Personalakte von paperless solutions aktiv zur Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit bei, indem sie den Ressourcenverbrauch im Büroalltag verringert und den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens senkt.

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Schluss mit Papierstapeln: So revolutioniert die digitale Personalakte Ihr HR-Management!

Steigen Sie mit uns in die Welt der digitalen Personalakten ein und entdecken Sie, wie Sie Ihre HR-Prozesse optimieren können. In unserem exklusiven On-Demand-Webinar zeigen wir Ihnen, wie die Umstellung auf eine digitale Personalakte nicht nur einfach, sondern auch äußerst effektiv sein kann. Lassen Sie sich von den Vorteilen überzeugen und starten Sie in eine neue Ära des Personalmanagements!

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Leistungsstarke Funktionen für Ihr Unternehmen

Holen Sie das Beste aus Ihren Kennzahlen heraus

  • Hohe Transparenz

  • Datenschutz

  • Standortunabhängig

  • Aufbewahrungsfristen

  • Verschlüsselung

Digitale Personalakten verbessern die Sichtbarkeit und Nachvollziehbarkeit von HR-Prozessen.

  • Unsere Software für die digitale Personalakte verbessert die Sichtbarkeit und Nachvollziehbarkeit von HR-Prozessen.
  • Die elektronische Personalakte ermöglicht eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgung aller Personalprozesse.
  • Die digitale Mitarbeiterakte sorgt für eine klar strukturierte und transparente Verwaltung von Dokumenten, von Bewerbungsunterlagen über Verträge bis hin zu Gehaltsabrechnungen und Krankmeldungen.
  • Die Personalakte online führt zu einer verbesserten Übersichtlichkeit und erleichtert die Entscheidungsfindung in personalrelevanten Angelegenheiten 

Nur autorisierte Personen können auf sensible Personaldaten zugreifen, was die Datensicherheit erhöht.

  • Durch individuell konfigurierbare Zugriffsrechte wird sichergestellt, dass nur befugte Personen Zugang zu sensiblen Personaldaten haben.
  • Dieser kontrollierte Zugang schützt vor unberechtigtem Zugriff und Datenmissbrauch und erhöht die Datensicherheit im Unternehmen.

Personalakten sind über verschiedene Standorte hinweg zugänglich, was die Zusammenarbeit und den Informationsfluss verbessert.

 

  • Die digitale Personalakte ermöglicht den Zugriff auf Dokumente und Daten von verschiedenen Standorten aus.
  • Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder für Mitarbeiter, die im Home-Office oder mobil arbeiten.
  • Es fördert die Flexibilität und Effizienz der Arbeitsprozesse.

Die Software unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen, was die Compliance erleichtert.

  • Die Software unterstützt die Einhaltung gesetzlicher und interner Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen.
  • Dies erleichtert die Compliance und stellt sicher, dass Unternehmen gesetzliche Anforderungen erfüllen.
  • Automatisierte Erinnerungen und Verwaltungsfunktionen helfen dabei, Fristen einzuhalten und Dokumente rechtzeitig zu archivieren oder zu löschen

Gewährleistet die Sicherheit der gespeicherten Daten.

  • Die Daten in der digitalen Personalakte sind durch eine hochsichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung geschützt.
  • Diese Art der Verschlüsselung gilt als sehr sicher und wird auch in Bereichen eingesetzt, in denen höchste Sicherheitsanforderungen bestehen.
  • Sie schützt die Daten vor Hackerangriffen und unerlaubtem Zugriff.
Elektronische Personalakte

Top 5 Kundenfragen: Ihr Leitfaden zur digitalen Personalakte

Finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen in unserem Video!

Sicherheit und Schutz: Mit unserer Software sind Ihre Dokumente optimal geschützt. Sie haben die volle Kontrolle über Zugriffsrechte und Berechtigungen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf spezifische Dokumente erhalten.

Digitale Personalakte: der Mehrwert durch die Umsetzung mit der paperless

Darum paperless solutions GmbH als Implementierungspartner wählen… 

20+ Jahre Erfahrung

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung auf dem Gebiet der digitalen Personalakten verfügt paperless nicht nur über Erfahrung in Technik und Software, sondern auch im Bereich der Prozessoptimierung und Aktenkonsolidierung. Dazu gehört unter anderem die Optimierung der Aktenführung.

Schnellstart

Dank unserer langjährigen Erfahrung bietet paperless branchenspezifische digitale Aktenpläne an, die eine einfache und schnelle Einführung digitaler Personalakten ermöglichen. Kunden profitieren innerhalb weniger Tage von einer funktionierenden Lösung und geschultem Personal.

Effizienz

Mit paperless erhalten Sie einen festen Ansprechpartner für Ihre individuellen Projekte und weitere Lösungen, wodurch Abstimmungszeiten, Projektlaufzeiten und Einführungskosten reduziert werden.

Integration

Die digitale Personalakte von paperless lässt sich dank vorhandener Software-Schnittstellen einfach an Systeme wie Lohn- und Personalverwaltung (Datev, SAP HR, SAGE HR etc.) anbinden, wodurch die Integration eher ein kleiner Schritt als ein umfangreiches Projekt wird.

Digitalisierung

Neben der Erstellung und Einführung digitaler Personalakten erleichtern wir auch die Übernahme bestehender Dokumente durch automatisierte Standards für die Integration aus dem Explorer und helfen so unseren Kunden, gängige Herausforderungen bei der Dokumentenmigration effizient zu bewältigen.

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Digitale Personalakte 

Einfach in der Anwendung

Die Softwarelösung für die digitale Personalakte der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH optimiert die Prozesse im Personalmanagement und stellt sämtliche Dokumente blitzschnell an jedem Ort zur Verfügung.

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Kosten für die elektronische Personalakte  

Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, was die digitale Personalakte kostet, haben wir Ihnen einige Beispiele zur Verfügung gestellt. In der folgenden Angabe gehen wir davon aus, dass die technischen Voraussetzungen wie das Vorliegen der d.velop documents basic, business oder ultimate vorhanden sind.

Bei den Implementierungskosten berücksichtigen wir die Projektkoordination, die technische Umsetzung, die Integration in Ihre Systeme und die Schulung der Keyuser.

kleine Unternehmen

ab 99,99 €/mtl.

Unternehmen mit bis zu 99 Mitarbeitern

 

Inklusive 3 Beleglayouts für die automatische Generierung wiederkehrender Dokumente

Jetzt Demo anfordern
Top-Angebot: Unsere Bestseller

große Unternehmen

199,99 €/mtl.

Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern

 

Inklusive 6 Beleglayouts für die automatische Generierung wiederkehrender Dokumente

Jetzt Demo anfordern

Individuelle Anfragen

Fragen Sie uns gerne an

Beginnen Sie mit dem vorgefertigten Aktenplan, passen Sie ihn individuellen an oder lassen Sie diesen von uns erstellen

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* Beispielhafte Preise. Die oben genannten Preise dienen lediglich zur Veranschaulichung, damit Sie sich einen Überblick verschaffen können. Es ist möglich, dass die Preise bei der Integration in ein ERP-System abweichen. Gerne erstellen wir Ihnen Ihr individuelles Angebot. 

 

Infrastruktur

DMS-Betriebsmodelle: Cloud, Hybrid oder On-premises

Ganz gleich, in welcher Infrastruktur Sie Ihr DMS bevorzugen, wir haben alles im Angebot: von der Standard Cloud über die vertrauenswürdige Cloud bis hin zur On-premises-Lösung. Auf Wunsch kombinieren wir auch alles zu einer hybriden Lösung, um Ihren Erfolg zu sichern.

Mehr erfahren
Cloud Hybrid Onpremises Icons alle zusammen
WARTEN SIE NICHT

Wir beraten Sie gerne 

Lassen Sie uns Ihr vertrauensvoller Partner bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente sein! Zusammen verwirklichen wir Ihr Projekt mit Leidenschaft und Professionalität.

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FAQ

Welche Vorteile bietet eine Software für die digitale Personalakte im Vergleich zur traditionellen Papierakte?

Eine digitale Personalakte bietet im Vergleich zur traditionellen Papierakte erhebliche Vorteile, wie die Reduzierung von Verwaltungskosten und die Verbesserung der Übersichtlichkeit durch ein effizientes Dokumentenmanagement, das alle Mitarbeiterinformationen zentral und DSGVO-konform speichert. Unternehmen profitieren von einer schnellen Einführung, niedrigeren Kosten für kleine Unternehmen und einer sicheren Verwaltung sensibler Daten, während die Personalabteilung jederzeit berechtigten Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen, wie Lohnabrechnungen und Entgeltinformationen, hat.

Welche Funktionen sind typischerweise in einer digitalen Personalakte enthalten?

Eine Software für die digitale Personalakte enthält typischerweise Funktionen wie die Verwaltung und zentrale Ablage von Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnungen, Verträgen und Entgeltinformationen, um Personalakten digital und übersichtlich zu verwalten. Zudem bietet die elektronische Personalakte Funktionen zur Berechtigungssteuerung, um sensible Daten gemäß DSGVO zu schützen, und ermöglicht kleinen Unternehmen durch die Digitalisierung der Personalakte die Reduktion von Verwaltungskosten im Vergleich zu analogen Personalakten.

Ist es möglich, Dokumente aus einer vorhandenen Papierakte in die digitale Personalakte zu überführen?

Ja, es ist möglich, Dokumente aus einer vorhandenen Papierakte in eine digitale Personalakte zu überführen. Durch spezielle HR-Software für die digitale Personalakte können Papierdokumente gescannt, importiert und sicher digital archiviert werden, was die Effizienz der Personalverwaltung steigert und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO gewährleistet.

Können individuelle Zugriffsrechte in einer digitalen Personalakte festgelegt werden?

Ja, individuelle Zugriffsrechte können in einer digitalen Personalakte festgelegt werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen wie der Betriebsrat oder bestimmte Mitarbeiter auf sensible Daten zugreifen können. Bei der Einführung einer digitalen Personalakte, die durch elektronische Personalakte Software unterstützt wird, kann auch der Import von Papierakten und die Festlegung von Berechtigungen berücksichtigt werden, um die Sicherheit und Effizienz der Personalakten zu verbessern.

Wie sicher sind meine Daten in einer digitalen Personalakte?

Die Sicherheit Ihrer Daten in einer digitalen Personalakte hängt stark von der verwendeten digitalen Personalakte Software und den implementierten Sicherheitsmaßnahmen ab. Bei der Digitalisierung der Personalakte, einschließlich der Einführung einer e-Personalakte und der Auswahl eines vertrauenswürdigen Anbieters, ist es wichtig, auf umfassende Berechtigungskontrollen und Schutzmaßnahmen zu achten, um den Datenschutz zu gewährleisten.