Collaboration Tools

Digitale Zusammenarbeit über die Cloud

 
Homeoffice und remote Arbeiten darf die Zusammenarbeit nicht stören. Stattdessen sollte die Digitalisierung eine neue Form von Teamarbeit durch die richtige Plattformen schaffen. Mit einer Collaboration Software sind Sie und Ihr Team sogar noch effektiver.
 
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Unsere Kunden 

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Jüke-Systemtechnik
IMS
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Digitale Akten sind mehr als nur ein digitales Archiv

Informationsaustausch und Notizen

Informationsfluss über alle Abteilungen hinweg

Mit einem Dokumentenmanagement-System bieten Sie allen Mitarbeitern einen einzigen Zugriffspunkt auf Informationen. Im Umkehrschluss gibt es auch nur ein zentrales System, in dem Informationen und Dokumente hinterlegt werden. Dadurch weiß jeder Mitarbeiter genau, wo er gesuchte Informationen findet. Außerdem bietet das System die Möglichkeit, Notizen für Dokumente und Akten zu hinterlegen. Es entsteht eine genaue Protokollierung der Projektinformationen, die jeder berechtigte Mitarbeiter einsehen kann.

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Gemeinsam-Dokumente-Bearbeiten
Rechtssicherer Zugriff auf Dokumente

Informationsfluss über alle Abteilungen hinweg

Was aber, wenn Dokumente nicht nur empfangen, sondern gemeinsam bearbeitet werden sollen? Die Dokumente liegen innerhalb des DMS in digitalen Akten. Diese wiederum sind vor äußeren Angriffen geschützt in einer Cloud hinterlegt. Damit der Datenschutz nun innerhalb des Unternehmens gewährleistet wird, können Rechtekonzepte hinterlegt werden. Nur Mitarbeiter (und Kunden, Lieferanten und Partner) mit einer Berechtigung können auf die Dokumente zugreifen.

Gemeinsam Dokumente bearbeiten

Erste Vertragsversion, Änderung durch die Rechtsabteilung, Anpassung durch den Vertragspartner und so weiter: Schnell entstehen im Unternehmen mehrere Versionen eines einzigen Dokumentes, die schlimmstenfalls unterschiedliche Speicherorte haben. Das ist wenig förderlich für eine effektive Zusammenarbeit. 

Versionierung

Greifen Sie zeitgleich mit mehreren Personen auf ein Dokument zu und bearbeiten Sie dieses gemeinsam und in Echtzeit – ohne dass mehrere Versionen entstehen. Durch die Ablage der Dokumente in der Cloud hat jeder direkten Zugriff auf ein und dasselbe Dokument. Alle Änderungen erfasst das System automatisch in der Versionierung und speichert die alten Versionen ab. Dadurch haben Sie eine transparente Übersicht der Änderungen und keine Infos gehen verloren.

Check-in und Check-out

So praktisch die Versionierung klingt, einige Arbeitsschritte sind nun mal in einer vorgeschriebenen Reihenfolge abzuarbeiten. So kann die Rechnung beispielsweise erst freigegeben und gebucht werden, wenn diese geprüft wurde. Hierfür ist die Check-in- und Check-out-Funktion hilfreich. Andere Mitarbeiter können erst dann das Dokument bearbeiten, wenn der vorherige Mitarbeiter ausgecheckt hat. Auch in diesem Fall werden alle Änderungen nachvollziehbar protokolliert.

 
Digitale Akte: der Mehrwert durch die Umsetzung mit der paperless

Warum PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH als Implementierungspartner wählen?

20-jährige Erfahrung

Mit über 20 Jahren Erfahrung in digitalen Personalakten bietet paperless Expertise in Technik, Software, Prozessoptimierung und Aktenkonsolidierung, einschließlich der Optimierung der Aktenführung.

Effizienz

Mit paperless erhalten Sie einen festen Ansprechpartner für Ihre individuellen Projekte und weitere Lösungen, wodurch Abstimmungszeiten, Projektlaufzeiten und Einführungskosten reduziert werden.

Expertise

Dank unserer Erfahrung mit digitalen Gehaltsabrechnungen ist die Einführung der digitalen Personalakte heute einfach. Unsere Kunden erhalten in wenigen Tagen eine lauffähige Umgebung und geschulte Mitarbeiter.

Zukunftssicherheit

Entwickelt für nachhaltiges Wachstum, sind diese Lösungen darauf ausgelegt, sich parallel zu Ihrem Unternehmen zu entwickeln und anzupassen. Sie bieten die Flexibilität und Skalierbarkeit, um mit den sich verändernden Anforderungen Ihres Geschäfts Schritt zu halten.

Integration

Unsere Lösungen verbessern die Effizienz durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme und die Automatisierung von Prozessen, was zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse führt.

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Digitales Dokumenten-Management einfach erklärt 

Ihr Sprungbrett in die Digitalisierung. 

Die digitale Dokumentenverwaltung ist mehr als nur eine Software. Sie ermöglicht einfach und schnell digitales und papierloses Arbeiten. 

  • Automatische Ablage: Ihr DMS-System weiß genau, welches Dokument in welche Akte gehört.
  • Schnellere Prozesse dank digitaler Freigaben und Workflows
  • Kein langes Suchen nach den richtigen Dokumenten: mit einfachen Schlagworten einfach direkt alles finden.
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Ein Dokumenten-Management-System: Ein unverzichtbares Werkzeug

Fünf entscheidende Vorteile, die für die Implementierung eines DMS sprechen: Effizienz und Innovation vereint.

  • Effizienz Plus

  • Zugang & Teamwork

  • Sicher & konform

  • Weniger Papierkram

  • Daten-Insights

Effizienzsteigerung:

Durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Einführung von automatisierten Prozessen können Arbeitsabläufe beschleunigt und die Produktivität gesteigert werden. Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Verbesserte Zugänglichkeit und Zusammenarbeit:

Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es Mitarbeitern, jederzeit und von überall auf Dokumente zuzugreifen, was besonders in der heutigen Zeit des mobilen Arbeitens und der Telearbeit von Vorteil ist. Zudem erleichtern sie die Zusammenarbeit, da Dokumente einfach geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können.

Verbesserte Datensicherheit und Compliance:

Dokumentenmanagementsysteme bieten verbesserte Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen und Audit-Trails, die dabei helfen, sensible Informationen zu schützen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Sie können auch dabei helfen, gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente einzuhalten.

Reduzierung von Papierkram und Kosten:

Die Digitalisierung von Dokumenten reduziert den Bedarf an physischem Speicherplatz und die damit verbundenen Kosten. Gleichzeitig können Kosten für Druck und Postversand reduziert werden.

Bessere Datenanalyse und Informationsmanagement:

Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es Unternehmen, Informationen effizienter zu organisieren und zu analysieren. Dies kann zu besseren geschäftlichen Einsichten führen und die Entscheidungsfindung unterstützen.

Preise 

Um Ihnen einen genauen Einblick in die Kosten des DMS zu geben, haben wir für Sie einige anschauliche Beispiele zusammengestellt.

Bei den Implementierungskosten berücksichtigen wir die Projektkoordination, die technische Umsetzung, die Integration in Ihre Systeme und die Schulung der Keyuser.

documents basic

23 €/mtl. pro User

Implementierungskosten

Durchschnittlich benötigen wir hier bei einem Standardvorgehen ca. 4-6 Personentage. Dies bedeutet ca. 7.400 €

  • Checkmark Ihr digitales Archiv
  • Checkmark Zahlreiche Eingangskanäle
  • Checkmark Aufgabenverwaltung
  • Erfassung per E-Mail
Jetzt Demo anfordern
Top-Angebot: Unsere Bestseller

documents business

34 €/mtl. pro User

Implementierungskosten

Durchschnittlich benötigen wir hier bei einem Standardvorgehen ca. 6-8 Personentage. Dies bedeutet ca. 10.360 €

  • Checkmark Alles aus basic
  • Checkmark Digitale Workflows
  • Checkmark Drittsystem-Anbindungen
  • Checkmark Komfortable Kollaboration
Jetzt Demo anfordern

documents ultimate

51 €/mtl. pro User

Implementierungskosten

Durchschnittlich benötigen wir hier bei einem Standardvorgehen ca. 10-12 Personentage. Dies bedeutet ca. 16.280 €

  • Checkmark Alles aus business
  • Checkmark Mobil & offline arbeiten
  • Checkmark Enterprise Search
  • Checkmark Viele weitere funktionen
Jetzt Demo anfordern

* Beispielhafte Preise. Die oben genannten Preise dienen lediglich zur Veranschaulichung, damit Sie sich einen Überblick verschaffen können. Es ist möglich, dass die Preise bei der Integration in ein ERP-System abweichen. Gerne erstellen wir Ihnen Ihr individuelles Angebot. 

 

Infrastruktur

Cloud, Hybrid oder On-premises

Ganz gleich, in welcher Infrastruktur Sie Ihr DMS bevorzugen, wir haben alles im Angebot: von der Standard Cloud über die vertrauenswürdige Cloud bis hin zur On-premises-Lösung. Auf Wunsch kombinieren wir auch alles zu einer hybriden Lösung, um Ihren Erfolg zu sichern.

Mehr erfahren
Cloud Hybrid Onpremises Icons alle zusammen
WARTEN SIE NICHT

Wir beraten Sie gerne 

Lassen Sie uns Ihr vertrauensvoller Partner bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente sein! Zusammen verwirklichen wir Ihr Projekt mit Leidenschaft und Professionalität.

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FAQ

Häufig gestellt Fragen

Was ist eine Collaboration Software?

Die klassische Groupware oder auch Collaboration Tool ist eine Software, die einen digitalen Workspace für eine Gruppe von Menschen schafft. Dort arbeiten sie gemeinsam an einem Projekt und bewältigen die Aufgaben, ohne sich physisch zu begegnen. Damit alle Beteiligten gleichermaßen auf Informationen und Dokumente zugreifen, liegen diese in der Cloud bereit.

 

Das Dokumentenmanagement-System wird zum Collaboration Tool

Für eine effektive Zusammenarbeit sind ein ungehinderter Informationsfluss, ein sicherer Datenaustausch und ein transparentes Projektmanagement erforderlich. Daher bietet ein Dokumentenmanagement-System (DMS) die Grundlage für ein Collaboration Tool. Das d.3ecm von d.velop bietet außerdem die Möglichkeit, die Software durch Add-ons zu erweitern und damit praktische Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit zu ergänzen. 

 

Intern oder auch extern?

Die Funktionsweisen einer Groupware bzw. eines Collaboration Tools werden oftmals unterschätzt. Unternehmen nutzen die Software, um die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu vereinfachen, sicherer zu machen und besser zu steuern. Dabei funktioniert Zusammenarbeit auch über die Unternehmensgrenzen hinaus. Binden Sie Ihre Lieferanten, Kunden und Partner über die Cloud mit in Ihre Unternehmensprozesse ein. Dadurch vereinfachen Sie auch die Zusammenarbeit mit externen „Mitarbeitern“.

 

Digital Zusammenarbeiten – mehr als ein Workspace

Aufgaben über weite Distanzen im Team zu erledigen, ist nur einer der vielen Vorteile durch eine Collaboration Software.